I. PEMROSESAN TRANSAKSI
Salah
satu tujuan sistem informasi adalah mendukung operasi harian
perusahaan. Tujuan ini dicapai melalui : (1) pemrosesan
transaksi-transaksi yang disebabkan baik oleh sumber-sumber ekstern
maupun intern, dan (2) menyiapkan keluaran-keluaran seperti
dokumen-dokumen operasional dan laporan-laporan keuangan.
Ø Kerangka Pemrosesan Transaksi
A. Jaringan Kerja Keseluruhan Perusahaan
Pemrosesan
transaksi terjadi selaras dengan operasi perusahaan. Perangkat gabungan
sistem-sistem pemrosesan transaksi serupa dengan jaringan kerja yang
kompleks dari operasi-operasi fisik, proses kertas kerja dan arus
data/informasi yang saling bergantung.
B. Sistem Informasi Fungsional
Sistem
operasional dan organisasi perusahaan pada umumnya dibagi berdasarkan
fungsi. Untuk memungkinkan pengendalian yang efektif dan efisien atas
operasi dan koordinasi kegiatan-kegiatan manajerial. Sistem informasinya
haruslah dibagi menurut fungsi-fungsi yang sama. Macam-macam subsistem
informasi fungsional pada tiap-tiap industri berbeda-beda. Bahkan antara
satu perusahaan dengan perusahaan lainnya dalam industri yang sama juga
berbeda. Setiap subsistem informasi fungsional berkaitan erat dengan
penyediaan pengendalian yang ketat terhadap satu atau beberapa sistem
pemrosesan transaksi. Hal yang sama pentingnya adalah hubungan yang ada
pada setiap subsistem informasi fungsional diantara tingkat operasional
dan tingkat manajerial. Subsistem informasi fungsional membantu arus
informasi transaksi kepada manajer-manajer fungsional.
Ø Komponen-Komponen Pemrosesan Transaksi
Pemrosesan
transaksi terjadi dalam suatu proses. Proses ini yang dikenal sebagai
siklus akunting. Siklus akunting membutuhkan beragam komponen pembangun.
Komponen-komponen ini meliputi dokumen sumber, jurnal dan register,
lejer dan arsip (file) laporan dan keluaran-keluaran lain, bagan
rekening dan kode-kode lain, rangkaian audit, metode dan alat-alat
pemrosesan, serta pengendalian.
A. Dokumen Sumber
Kebanyakan transaksi dicatat pada dokumen sumber, selain menyediakan catatan-catatan tertulis dokumen sumber berfungsi :
a. Memicu meng-otorisasi operasi fisik
Sebagai contoh surat pesanan penjualan meng-otorisasi pengiriman barang dan gangguan kepada pelanggan.
b. Memantau arus fisik
Misalnya surat pesanan penjualan digunakan untuk memperlihatkan pergerakan barang pesanan dari gudang ke tempat pengiriman.
c. Mencerminkan akuntabilitas atas tindakan yang diambil
Misalnya tagihan dari pemasok diparaf untuk memperlihatkan bahwa tagihan ini sudah diperiksa kebenarannya.
d. Menjaga kemutakhiran dan kelengkapan basis data
Sebagai
contoh kopi faktur penjualan digunakan untuk memutakhirkan saldo dalam
catatan sediaan. Catatan pelanggan dan kemudian diarsipkan untuk
kepentingan riwayat penjualan.
e. Menyediakan data yang dibutuhkan untuk keluaran
Misalnya data dalam surat pesanan penjualan digunakan untuk menyiapkan faktur penjualan dan ikhtiar penjualan.
B. Jurnal dan Register
Jurnal
dan register merupakan catatan akunting yang memuat data dalam urutan
kronologis. Jurnal merupakan catatan akunting formal awal dalam sistem
manual. Mengikhtiarkan data transaksi dalam satu keuangan. Register
berfungsi sebagai pengganti jurnal atau catatan kronologis atau buku
harian untuk data atau peristiwa yang tidak bersifat keuangan.
C. Buku Besar dan Arsip
Buku
besar (ledger) mengikhtiarkan status perkiraan dalam satuan keuangan.
Nilai transaksi yang muncul dalam jurnal dipindahkan atau diposkan ke
pos perkiraan yang sesuai. Melalui proses posting ini status setiap
perkiraan yang terpengaruh dimutakhirkan dengan menaikkan atau
menurunkan saldo perkiraan sebesar nilai transaksi. Jadi, jika jurnal
menekankan pada kegiatan transaksi, buku besar menekankan pada status
perkiraan.
D. Laporan dan Dokumen
Berbagai
laporan umumnya dihasilkan dari pemrosesan transaksi. Salah satu jenis
keluaran laporan dikenal sebagai laporan keuangan. Sejumlah besar
dokumen operasional juga dihasilkan oleh sistem pemrosesan transaksi.
Beberapa dari dokumen ini dihasilkan untuk memicu tindakan. Dokumen lain
dihasilkan untuk mencatat tindakan-tindakan yang telah diselesaikan.
Dokumen operasional tertentu yang disiapkan oleh sistem pemrosesan
transaksi perusahaan menjadi masukan dokumen sumber untuk pemrosesan
lebih lanjut.
E. Bagian Perkiraan dan Kode Lainnya
Transaksi
akunting harus diklasifikasikan dan dikodekan sebelum diposkan ke dalam
buku besar. Bagan perkiraan merupakan daftar berkode dari
perkiraan-perkiraan yang termuat dalam buku besar umum perusahaan. Pada
dasarnya, ini merupakan struktur data keuangan perusahaan. Bagan
perkiraan ini bukan saja memungkinkan pengklasifikasian dan pengkodean
data transaksi melainkan juga menyediakan elemen-elemen data rinci untuk
menyusun dan menyajikan informasi dalam laporan keuangan.
F. Rangkaian Audit
Rangkaian
audit adalah seperangkat mata rantai yang dibentuk oleh elemen-elemen
pemrosesan transaksi pokok. Rangkaian audit merupakan alat untuk
melakukan penelusuran dari dokumen-dokumen sumber melalui jurnal dan
buku besar sampai ke total ikhtisar dalam laporan keuangan atau keluaran
keuangan lainnya, dan sebaliknya. Disamping membantu audit sistem
pemrosesan transaksi. Rangkaian audit memungkinkan :
(1) Koreksi kesalahan yang terdeteksi
(2) Menjawab pertanyaan
(3) Rekonstruksi arsip
G. Tindakan Pengendalian dan Pengamanan
Pemrosesan
transaksi yang baik menuntut adanya berbagai tindakan pengendalian dan
pengamanan. Contoh pengendalian yang telah dijelaskan meliputi bagan
perkiraan, perkiraan pengendali, rangkaian audit, dan metode pemrosesan
sekali tulis. Pengendalian seperti itu harus didukung dengan dokumentasi
yang memadai, meliputi : (1) manual prosedur, dan (2) uraian tanggung
jawab yang dibebankan kepada mereka yang terlibat dalam pemrosesan
transaksi.
Ø Arus Transaksi Melalui Siklus Akunting
Tiap-tiap
sistem pemrosesan transaksi menggabungkan komponen-komponen yang telah
disinggung sebelumnya ketika transaksi menjalani keseluruhan siklus
akunting. Pada bagian ini kita menelusuri arus penjualan, penerimaan
tunai, pembelian, pengeluaran tunai, dan transaksi pembayaran gaji.
A. Transaksi Penjualan
Untuk
kepentingan siklus akunting, arus dimulai dengan dokumen sumber yang
dikenal sebagai faktur penjualan. Data dari tiap-tiap faktur penjualan :
(1) dimasukkan ke dalam jurnal penjualan, dan (2) diposkan sebagai
debet ke perkiraan pelanggan dalam buku besar pembantu piutang.
B. Transaksi Penerimaan Tunai
Cek
yang diterima dari pelanggan merupakan dokumen sumber yang mengawali
pencatatan sebagian besar transaksi penerimaan tunai. Tetapi, karena cek
sebenarnya adalah uang tunai, ia tidak boleh digunakan dalam
pemrosesan. Sebagai gantinya, dokumen yang dinamakan tanda bukti
penerimaan disiapkan. Nilai yang terlihat dalam bukti penerimaan
kemudian : (1) dimasukkan ke dalam jurnal penerimaan tunai, dan (2)
diposkan sebagai kredit ke catatan pelanggan pada buku besar pembantu
piutang usaha.
C. Transaksi Pembelian
Jika
terjadi transaksi pembelian, dapat dilakukan salah dari tindakan
berikut, yakni : (1) tagihan digunakan sebagai sumber langsung jumlah
yang dimasukkan ke dalam jurnal pembelian atau register tagihan, (2)
tagihan terlebih dahulu dipindahkan ke voucher pengeluaran, dan dari
sini nilai kewajiban tersebut dimasukkan ke dalam register voucher.
D. Transaksi Pengeluaran Tunai (Kas)
E. Transaksi Pembayaran Gaji
F. Transaksi Akunting Lainnya
II. SPI (SISTEM PENGENDALIAN INTERN)
Ø Definisi Sistem Pengendalian Intern
Sistem
pengendalian intern adalah struktur organisasi, metode dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi
dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Tujuan SPI menurut definisi tersebut adalah :
1. Menjaga kekayaan organisasi
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
3. Mendorong efisiensi, dan
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Menurut tujuannya SPI dapat dibagi menjadi dua, yakni :
Pengendalian Intern Akuntansi (Internal Accounting Control) dan Pengendalian Intern Administratif (Internal Administrative Control).
Ø Unsur Sistem Pengendalian Intern
Unsur pokok SPI adalah :
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Ad. 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian
tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk
untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian
tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada
prinsip-prinsip berikut :
a. Harus
dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.
Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan
suatu kegiatan (misal : pembelian)
Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan.
Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
Ad.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
Dalam
organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari
pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi
tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang
mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap
transaksi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan
informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang,
pendapatan, dan biaya suatu organisasi.
Ad. 3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Cara-cara yang umum ditempuh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah :
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggung-jawabkan oleh yang berwenang.
b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit).
Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu
kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.
c. Setiap
transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu
orang atau satu unit organisasi tanpa ada campur tangan dari orang atau
unit organisasi lain.
d. Perputaran jabatan (job rotation).
Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga
independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga
persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
f. Pembentukan
unit organisasi yang bertugas untuk mengecek aktivitas unsur-unsur SPI
yang lain. Unit organisasi ini disebut satuan pengawas intern atau staf
pemeriksa intern. Agar efektif dalam menjalankan tugasnya, satuan
pengawas intern ini harus tidak melaksanakan fungsi operasi, fungsi
penyimpanan, dan fungsi akuntansi, serta harus bertanggung jawab kepada
manajemen puncak.
Ad. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Diantara
4 unsur pokok SPI, unsur mutu karyawan merupakan unsur SPI yang paling
penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur,
unsur SPI yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan
perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung-jawaban keuangan yang
dapat diandalkan.
Ø Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Lingkungan
pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan manajer
perusahaan mengenai pentingnya pengendalian intern perusahaan.
Efektifitas unsur pengendalian intern sangat ditentukan oleh atmosfer
yang diciptakan lingkungan pengendalian.
Lingkungan pengendalian memiliki empat unsur, yaitu :
1. Filosofi Dan Gaya Operasi
Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar (basic beliefs)
yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Filosofi
merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak
dikerjakan oleh perusahaan. Filosofi memberikan jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan : (1) mengapa perusahaan dalam bisnis ?, (2)
bagaimana perusahaan melaksanakan bisnis ?, (3) apa yang seharusnya
dilakukan dan apa yang seharusnya tidak dilakukan sebagai bisnis
perusahaan ?.
2. Berfungsinya Dewan Komisaris Dan Komite Pemeriksa
Dewan
komisaris adalah wakil pemegang saham dalam perusahaan berbadan hukum
perseroan terbatas. Dewan ini berfungsi mengawasi pengelolaan perusahaan
yang dilaksanakan oleh manajemen (direksi). Dengan demikian dewan
komisaris yang aktif menjalankan fungsinya dapat mencegah konsentrasi
pengendalian yang terlalu banyak di tangan manajemen (direksi).
Apabila
penunjukan akuntan publik dilakukan oleh manajemen puncak, kebebasan
akuntan publik dapat tampak berkurang dipandang dari sudut pemegang
saham. Hal ini karena manajemen puncak adalah pihak yang seharusnya
dinilai kejujuran pertanggung-jawaban keuangan oleh akuntan publik.
Padahal manajemen puncak yang menentukan pemilihan akuntan publik yang
ditugasi dalam pemeriksaan laporan keuangan yang dipakai untuk
pertanggung-jawaban keuangan oleh manajemen puncak. Oleh karena itu,
untuk menciptakan independensi akuntan publik perusahaan-perusahaan yanggo public sebaiknya
mengalihkan wewenang penunjukan akuntan publik dari tangan manajemen
puncak ke tangan dewan komisaris atau komite pemeriksaan (audit committee).
Fungsi komite pemeriksaan yang secara langsung berdampak terhadap akuntan publik adalah :
a. Menunjuk akuntan publik yang melaksanakan pemeriksaan tahunan terhadap laporan keuangan perusahaan.
b. Membicarakan luas pemeriksaan dengan akuntan publik.
c. Meminta komunikasi langsung dengan akuntan publik mengenai masalah-masalah besar yang ditemukan oleh akuntan dalam pemeriksaan.
d. Menelaah laporan keuangan dan laporan akuntan pada saat pemeriksaan akuntan selesai dilakukan.
3. Metode Pengendalian Manajemen
Metode
pengendalian manajemen merupakan metode perencanaan dan pengendalian
alokasi sumber daya perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan.
Perencanaan
dan pengendalian manajemen dilakukan melalui empat tahap : (1)
penyusunan program (rencana jangka panjang), (2) penyusunan anggaran
(rencana jangka pendek), (3) pelaksanaan dan pengukuran, dan (4)
pelaporan dan analisis.
4. Kesadaran Pengendalian
Kesadaran
pengendalian dapat tercermin dari reaksi yang ditunjukkan oleh
manajemen dari berbagai jenjang organisasi atas kelemahan pengendalian
yang ditunjuk oleh akuntan intern atau akuntan publik. Jika manajemen
segera melakukan tindakan koreksi atas temuan kelemahan pengendalian
yang dikemukakan oleh akuntan intern atau akuntan publik, hal ini
merupakan petunjuk adanya komitmen manajemen terhadap penciptaan
lingkungan pengendalian yang baik.
Ø Siapa Yang Bertanggung Jawab Atas Pengendalian Intern Akuntansi ?
Apabila
sebuah perusahaan dikelola oleh manajer profesional, maka dalam
perusahaan ini terdapat pemisahan antara pemilik dan pemimpin
perusahaan. Pemilik menyerahkan pengelolaan kekayaannya kepada manajer
profesional tersebut, dan dengan demikian manajer profesional
berkewajiban untuk mempertanggungjawabkan hasil pengelolaan kekayaan
tersebut kepada pemiliknya.
Pertanggung-jawaban
pengelolaan kekayaan pemilik perusahaan ini disajikan dalam laporan
keuangan. Laporan keuangan merupakan alat pertanggung-jawaban manajemen
puncak atas hasil pengelolaan terhadap kekayaan yang dipercayakan
kepadanya oleh pemilik perusahaan.
Ø Pendekatan Untuk Merancang Pengendalian Intern Untuk Akuntansi
Rincian tujuan SPI akuntansi adalah sebagai berikut :
1. Menjaga kekayaan perusahaan :
a. Penggunaan kekayaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan.
b. Pertanggung-jawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya ada.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi :
a. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan.
b. Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi.
Tujuan tersebut dirinci lebih lanjut sebagai berikut :
Ad. 1.a.
1. Pembatasan akses langsung terhadap kekayaan.
2. Pembatalan akses tidak langsung terhadap kekayaan.
Ad. 1.b.
1. Pembandingan rencana periodik antara catatan akuntansi dengan kekayaan yang sesungguhnya ada.
2. Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang diselenggarakan.
Ad. 2.a.
1. Pemberian otorisasi oleh pejabat berwenang.
2. Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang diberikan oleh pejabat yang berwenang.
Ad. 2.b.
1. Pencatatan semua transaksi yang terjadi.
2. Transaksi yang dicatat adalah benar-benar terjadi.
3. Transaksi dicatat dalam jumlah yang benar.
4. Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang seharusnya.
5. Transaksi dicatat dengan penggolongan yang seharusnya.
6. Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar