Pemrosesan Transaksi dan Struktur Pengendalian

I.             PEMROSESAN TRANSAKSI

Salah satu tujuan sistem informasi adalah mendukung operasi harian perusahaan. Tujuan ini dicapai melalui : (1) pemrosesan transaksi-transaksi yang disebabkan baik oleh sumber-sumber ekstern maupun intern, dan (2) menyiapkan keluaran-keluaran seperti dokumen-dokumen operasional dan laporan-laporan keuangan.

Ø      Kerangka Pemrosesan Transaksi

A.     Jaringan Kerja Keseluruhan Perusahaan

Pemrosesan transaksi terjadi selaras dengan operasi perusahaan. Perangkat gabungan sistem-sistem pemrosesan transaksi serupa dengan jaringan kerja yang kompleks dari operasi-operasi fisik, proses kertas kerja dan arus data/informasi yang saling bergantung.

B.     Sistem Informasi Fungsional

Sistem operasional dan organisasi perusahaan pada umumnya dibagi berdasarkan fungsi. Untuk memungkinkan pengendalian yang efektif dan efisien atas operasi dan koordinasi kegiatan-kegiatan manajerial. Sistem informasinya haruslah dibagi menurut fungsi-fungsi yang sama. Macam-macam subsistem informasi fungsional pada tiap-tiap industri berbeda-beda. Bahkan antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya dalam industri yang sama juga berbeda. Setiap subsistem informasi fungsional berkaitan erat dengan penyediaan pengendalian yang ketat terhadap satu atau beberapa sistem pemrosesan transaksi. Hal yang sama pentingnya adalah hubungan yang ada pada setiap subsistem informasi fungsional diantara tingkat operasional dan tingkat manajerial. Subsistem informasi fungsional membantu arus informasi transaksi kepada manajer-manajer fungsional.

Ø      Komponen-Komponen Pemrosesan Transaksi

Pemrosesan transaksi terjadi dalam suatu proses. Proses ini yang dikenal sebagai siklus akunting. Siklus akunting membutuhkan beragam komponen pembangun. Komponen-komponen ini meliputi dokumen sumber, jurnal dan register, lejer dan arsip (file) laporan dan keluaran-keluaran lain, bagan rekening dan kode-kode lain, rangkaian audit, metode dan alat-alat pemrosesan, serta pengendalian.

A.     Dokumen Sumber

Kebanyakan transaksi dicatat pada dokumen sumber, selain menyediakan catatan-catatan tertulis dokumen sumber berfungsi :

a.      Memicu meng-otorisasi operasi fisik

Sebagai contoh surat pesanan penjualan meng-otorisasi pengiriman barang dan gangguan kepada pelanggan.

b.      Memantau arus fisik

Misalnya surat pesanan penjualan digunakan untuk memperlihatkan pergerakan barang pesanan dari gudang ke tempat pengiriman.

c.       Mencerminkan akuntabilitas atas tindakan yang diambil

Misalnya tagihan dari pemasok diparaf untuk memperlihatkan bahwa tagihan ini sudah diperiksa kebenarannya.

d.      Menjaga kemutakhiran dan kelengkapan basis data

Sebagai contoh kopi faktur penjualan digunakan untuk memutakhirkan saldo dalam catatan sediaan. Catatan pelanggan dan kemudian diarsipkan untuk kepentingan riwayat penjualan.

e.      Menyediakan data yang dibutuhkan untuk keluaran

Misalnya data dalam surat pesanan penjualan digunakan untuk menyiapkan faktur penjualan dan ikhtiar penjualan.

B.     Jurnal dan Register

Jurnal dan register merupakan catatan akunting yang memuat data dalam urutan kronologis. Jurnal merupakan catatan akunting formal awal dalam sistem manual. Mengikhtiarkan data transaksi dalam satu keuangan. Register berfungsi sebagai pengganti jurnal atau catatan kronologis atau buku harian untuk data atau peristiwa yang tidak bersifat keuangan.

C.     Buku Besar dan Arsip

Buku besar (ledger) mengikhtiarkan status perkiraan dalam satuan keuangan. Nilai transaksi yang muncul dalam jurnal dipindahkan atau diposkan ke pos perkiraan yang sesuai. Melalui proses posting ini status setiap perkiraan yang terpengaruh dimutakhirkan dengan menaikkan atau menurunkan saldo perkiraan sebesar nilai transaksi. Jadi, jika jurnal menekankan pada kegiatan transaksi, buku besar menekankan pada status perkiraan.

D.     Laporan dan Dokumen

Berbagai laporan umumnya dihasilkan dari pemrosesan transaksi. Salah satu jenis keluaran laporan dikenal sebagai laporan keuangan. Sejumlah besar dokumen operasional juga dihasilkan oleh sistem pemrosesan transaksi. Beberapa dari dokumen ini dihasilkan untuk memicu tindakan. Dokumen lain dihasilkan untuk mencatat tindakan-tindakan yang telah diselesaikan. Dokumen operasional tertentu yang disiapkan oleh sistem pemrosesan transaksi perusahaan menjadi masukan dokumen sumber untuk pemrosesan lebih lanjut.

E.     Bagian Perkiraan dan Kode Lainnya

Transaksi akunting harus diklasifikasikan dan dikodekan sebelum diposkan ke dalam buku besar. Bagan perkiraan merupakan daftar berkode dari perkiraan-perkiraan yang termuat dalam buku besar umum perusahaan. Pada dasarnya, ini merupakan struktur data keuangan perusahaan. Bagan perkiraan ini bukan saja memungkinkan pengklasifikasian dan pengkodean data transaksi melainkan juga menyediakan elemen-elemen data rinci untuk menyusun dan menyajikan informasi dalam laporan keuangan.

F.     Rangkaian Audit

Rangkaian audit adalah seperangkat mata rantai yang dibentuk oleh elemen-elemen pemrosesan transaksi pokok. Rangkaian audit merupakan alat untuk melakukan penelusuran dari dokumen-dokumen sumber melalui jurnal dan buku besar sampai ke total ikhtisar dalam laporan keuangan atau keluaran keuangan lainnya, dan sebaliknya. Disamping membantu audit sistem pemrosesan transaksi. Rangkaian audit memungkinkan :

(1)    Koreksi kesalahan yang terdeteksi

(2)   Menjawab pertanyaan

(3)   Rekonstruksi arsip

G.    Tindakan Pengendalian dan Pengamanan

Pemrosesan transaksi yang baik menuntut adanya berbagai tindakan pengendalian dan pengamanan. Contoh pengendalian yang telah dijelaskan meliputi bagan perkiraan, perkiraan pengendali, rangkaian audit, dan metode pemrosesan sekali tulis. Pengendalian seperti itu harus didukung dengan dokumentasi yang memadai, meliputi : (1) manual prosedur, dan (2) uraian tanggung jawab yang dibebankan kepada mereka yang terlibat dalam pemrosesan transaksi.

Ø      Arus Transaksi Melalui Siklus Akunting

Tiap-tiap sistem pemrosesan transaksi menggabungkan komponen-komponen yang telah disinggung sebelumnya ketika transaksi menjalani keseluruhan siklus akunting. Pada bagian ini kita menelusuri arus penjualan, penerimaan tunai, pembelian, pengeluaran tunai, dan transaksi pembayaran gaji.

A.     Transaksi Penjualan

Untuk kepentingan siklus akunting, arus dimulai dengan dokumen sumber yang dikenal sebagai faktur penjualan. Data dari tiap-tiap faktur penjualan : (1) dimasukkan ke dalam jurnal penjualan, dan (2) diposkan sebagai debet ke perkiraan pelanggan dalam buku besar pembantu piutang.

B.     Transaksi Penerimaan Tunai

Cek yang diterima dari pelanggan merupakan dokumen sumber yang mengawali pencatatan sebagian besar transaksi penerimaan tunai. Tetapi, karena cek sebenarnya adalah uang tunai, ia tidak boleh digunakan dalam pemrosesan. Sebagai gantinya, dokumen yang dinamakan tanda bukti penerimaan disiapkan. Nilai yang terlihat dalam bukti penerimaan kemudian : (1) dimasukkan ke dalam jurnal penerimaan tunai, dan (2) diposkan sebagai kredit ke catatan pelanggan pada buku besar pembantu piutang usaha.

C.     Transaksi Pembelian

Jika terjadi transaksi pembelian, dapat dilakukan salah dari tindakan berikut, yakni : (1) tagihan digunakan sebagai sumber langsung jumlah yang dimasukkan ke dalam jurnal pembelian atau register tagihan, (2) tagihan terlebih dahulu dipindahkan ke voucher pengeluaran, dan dari sini nilai kewajiban tersebut dimasukkan ke dalam register voucher.

D.     Transaksi Pengeluaran Tunai (Kas)

E.     Transaksi Pembayaran Gaji

F.     Transaksi Akunting Lainnya

II.         SPI (SISTEM PENGENDALIAN INTERN)

Ø      Definisi Sistem Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern adalah struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Tujuan SPI menurut definisi tersebut adalah :

1.      Menjaga kekayaan organisasi

2.      Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

3.      Mendorong efisiensi, dan

4.      Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

Menurut tujuannya SPI dapat dibagi menjadi dua, yakni :

Pengendalian Intern Akuntansi (Internal Accounting Control) dan Pengendalian Intern Administratif (Internal Administrative Control).

Ø      Unsur Sistem Pengendalian Intern

Unsur pokok SPI adalah :

1.        Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

2.       Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

3.       Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

4.       Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Ad. 1.   Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

             Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut :

a.           Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan (misal : pembelian)

Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan.

Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.

b.           Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

Ad. 2.   Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

             Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.

Ad. 3.   Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

             Cara-cara yang umum ditempuh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah :

a.      Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggung-jawabkan oleh yang berwenang.

b.      Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.

c.       Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.

d.      Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.

e.      Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.

f.        Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek aktivitas unsur-unsur SPI yang lain. Unit organisasi ini disebut satuan pengawas intern atau staf pemeriksa intern. Agar efektif dalam menjalankan tugasnya, satuan pengawas intern ini harus tidak melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi, serta harus bertanggung jawab  kepada manajemen puncak.

Ad. 4.   Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

             Diantara 4 unsur pokok SPI, unsur mutu karyawan merupakan unsur SPI yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur SPI yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung-jawaban keuangan yang dapat diandalkan.

Ø      Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan manajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian intern perusahaan. Efektifitas unsur pengendalian intern sangat ditentukan oleh atmosfer yang diciptakan lingkungan pengendalian.

Lingkungan pengendalian memiliki empat unsur, yaitu :

1.      Filosofi Dan Gaya Operasi

Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar (basic beliefs) yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Filosofi merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh perusahaan. Filosofi memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan : (1) mengapa perusahaan dalam bisnis ?, (2) bagaimana perusahaan melaksanakan bisnis ?, (3) apa yang seharusnya dilakukan dan apa yang seharusnya tidak dilakukan sebagai bisnis perusahaan ?.

2.      Berfungsinya Dewan Komisaris Dan Komite Pemeriksa

Dewan komisaris adalah wakil pemegang saham dalam perusahaan berbadan hukum perseroan terbatas. Dewan ini berfungsi mengawasi pengelolaan perusahaan yang dilaksanakan oleh manajemen (direksi). Dengan demikian dewan komisaris yang aktif menjalankan fungsinya dapat mencegah konsentrasi pengendalian yang terlalu banyak di tangan manajemen (direksi).

Apabila penunjukan akuntan publik dilakukan oleh manajemen puncak, kebebasan akuntan publik dapat tampak berkurang dipandang dari sudut pemegang saham. Hal ini karena manajemen puncak adalah pihak yang seharusnya dinilai kejujuran pertanggung-jawaban keuangan oleh akuntan publik. Padahal manajemen puncak yang menentukan pemilihan akuntan publik yang ditugasi dalam pemeriksaan laporan keuangan yang dipakai untuk pertanggung-jawaban keuangan oleh manajemen puncak. Oleh karena itu, untuk menciptakan independensi akuntan publik perusahaan-perusahaan yanggo public sebaiknya mengalihkan wewenang penunjukan akuntan publik dari tangan manajemen puncak ke tangan dewan komisaris atau komite pemeriksaan (audit committee).

Fungsi komite pemeriksaan yang secara langsung berdampak terhadap akuntan publik adalah :

a.      Menunjuk akuntan publik yang melaksanakan pemeriksaan tahunan terhadap laporan keuangan perusahaan.

b.      Membicarakan luas pemeriksaan dengan akuntan publik.

c.       Meminta komunikasi langsung dengan akuntan publik mengenai masalah-masalah besar yang ditemukan oleh akuntan dalam pemeriksaan.

d.      Menelaah laporan keuangan dan laporan akuntan pada saat pemeriksaan akuntan selesai dilakukan.

3.      Metode Pengendalian Manajemen

Metode pengendalian manajemen merupakan metode perencanaan dan pengendalian alokasi sumber daya perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan.

Perencanaan dan pengendalian manajemen dilakukan melalui empat tahap : (1) penyusunan program (rencana jangka panjang), (2) penyusunan anggaran (rencana jangka pendek), (3) pelaksanaan dan pengukuran, dan (4) pelaporan dan analisis.

4.      Kesadaran Pengendalian

Kesadaran pengendalian dapat tercermin dari reaksi yang ditunjukkan oleh manajemen dari berbagai jenjang organisasi atas kelemahan pengendalian yang ditunjuk oleh akuntan intern atau akuntan publik. Jika manajemen segera melakukan tindakan koreksi atas temuan kelemahan pengendalian yang dikemukakan oleh akuntan intern atau akuntan publik, hal ini merupakan petunjuk adanya komitmen manajemen terhadap penciptaan lingkungan pengendalian yang baik.

Ø      Siapa Yang Bertanggung Jawab Atas Pengendalian Intern Akuntansi ?

Apabila sebuah perusahaan dikelola oleh manajer profesional, maka dalam perusahaan ini terdapat pemisahan antara pemilik dan pemimpin perusahaan. Pemilik menyerahkan pengelolaan kekayaannya kepada manajer profesional tersebut, dan dengan demikian manajer profesional berkewajiban untuk mempertanggungjawabkan hasil pengelolaan kekayaan tersebut kepada pemiliknya.

Pertanggung-jawaban pengelolaan kekayaan pemilik perusahaan ini disajikan dalam laporan keuangan. Laporan keuangan merupakan alat pertanggung-jawaban manajemen puncak atas hasil pengelolaan terhadap kekayaan yang dipercayakan kepadanya oleh pemilik perusahaan.

Ø      Pendekatan Untuk Merancang Pengendalian Intern Untuk Akuntansi

Rincian tujuan SPI akuntansi adalah sebagai berikut :

1.      Menjaga kekayaan perusahaan :

a.      Penggunaan kekayaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan.

b.      Pertanggung-jawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya ada.

2.      Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi :

a.      Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan.

b.      Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi.

Tujuan tersebut dirinci lebih lanjut sebagai berikut :

Ad. 1.a.

1.      Pembatasan akses langsung terhadap kekayaan.

2.      Pembatalan akses tidak langsung terhadap kekayaan.

Ad. 1.b.

1.      Pembandingan rencana periodik antara catatan akuntansi dengan kekayaan yang sesungguhnya ada.

2.      Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang diselenggarakan.

Ad. 2.a.

1.      Pemberian otorisasi oleh pejabat berwenang.

2.      Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang diberikan oleh pejabat yang berwenang.

Ad. 2.b.

1.      Pencatatan semua transaksi yang terjadi.

2.      Transaksi yang dicatat adalah benar-benar terjadi.

3.      Transaksi dicatat dalam jumlah yang benar.

4.      Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang seharusnya.

5.      Transaksi dicatat dengan penggolongan yang seharusnya.

6.      Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti.

Sumber : Google.com / http://pengembangan-tekhnologi.blogspot.com/2011/11/pemrosesan-transaksi-dan-struktur.html

Pengenalan Pemrosesan Transaksi

Komponen-komponen dasar dari sistem pemrosesan transaksi

1. Processing mencakup penggunaan jurnal dan register untuk menyajikan catatan input secara permanen dan kronologis.
2. Journals digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan.
3. Registers digunakan untuk mencatat tipe data lain yang tidak berhubungan langsung dengan akuntansi.
4. Special journals digunakan untuk mencatat transaksi yang sejenis dan terus-menerus. Contoh : Sales journal, Purchase journal, Cash receipts journal, Cash disbursements journal
5. Buku besar dan file menyediakan Simpanan data baik dalam sistem manual maupun terkomputerisasi.
6. Buku besar menyediakan ringkasan suatu transaksi keuangan perusahaan.
7. File kumpulan data yang terorganisir :
   – transaction file
   – master file
   – reference or table file
8. Output, adalah dokumen yang dihasilkan oleh sistem. Contoh output :
   – trial balance
   – financial reports
   – operational reports
   – paychecks

Teknik sistem

• Flowchart adalah suatu diagram simbolik yang menunjukkan arus data dan urutan operasi dalam suatu sistem.
• Flowcharts barangkali merupakan teknikteknik sistem yang paling umum.

Penggunaan simbol dalam Flowcharting

• Simbol digunakan dalam flowchart untuk mewakili fungsi informasi atau jenis lain dalam suatu sistem.
• Arah arus normal dimulai dari kiri ke kanan atau atas ke bawah.
• Anak panah terbuka harus ditempatkan ditempat sebaliknya dari garis arus IPO and HIPO Charts.
• Bagan ini terutama digunakan oleh karyawan pengembang sistem.
• Sebagian besar tingkat umum analisis, hanya hubungan input-proses-output dalam sistem yang menjadi perhatian.
• IPO menyajikan sangat sedikit rincian, sehingga akan dilengkapi dengan HIPO. Bagan arus sistem dan program
• Bagan arus sistem (System flow Chart) mengidentifikasikan keseluruhan atau jangkauan arus operasi dalam sistem.
• Bagan arus sistem difokuskan pada media dan
• fungsi pemrosesan, bukan pada fungsi pemrosesan yang rinci.
• Bagan arus program (Program flow-Chart) lebih rinci dalam hal fungsi-fungsi pemrosesan dibanding bagan arus sistem.

Analytic Flowcharts, Document Flowcharts, and Forms Distribution Chart

• Analytic flowchart mengidentifikasikan pemrosesan yang penting dalam sebuah aplikasi , menekankan pada tugas-tugas pemrosesan yang menerapkan pengendalian.
• Arus pemrosesan digambarkan dengan simbol-simbol yang dihubungkan dengan garis arus. Analytic, Document, and Forms Distribution Flowcharts
• Document flowchart serupa dalam hal format dengan analitic flowchart tetapi memuat lebih sedikit rincian mengenai fungsi-fungsi pemrosesan dalam setiap entitas yang digambarkan dalam bahan.
• Satu-satunya simbol yang digunakan adalah simbol dokumen. Simbol lain digunakan hanya untuk memperjelas proses.

Analytic, Document, and Forms Distribution Flowcharts

• Forms distribution chart mengilustrasikan distribusi formulir rangkap ganda dalam perusahaan.
• Tekananannya lebih pada siapa menerima formulir apa dari pada bagaimana formulir ini diproses.

Siklus-Siklus Pemrosesan Transaksi

Sistem Informasi Akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan, yaitu :

1. Siklus pendapatan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran yang berkaitan.
2. Siklus pengluaran. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan.
3. Siklus produksi . Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumberdaya menjadi barang dan jasa.
4. Siklus keuangan . Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan peroleh dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas.

Sasaran dan Fungsi Siklus

Siklus buku besar umum dan pelaporan keuangan, menyediakan informasi untuk serangkaian laporan keuangan mengenai suatu lingkungan akunting.
Semua sistem buku besar umum harus melaksanakan :
1. Mengumpulkan data transaksi
2. Memproses arus masuk transaksi
3. Menyimpan data transaksi
4. Melakukan pengendalian akunting
5. Menyediakan laporan keuangan
6. Mengklasifikasikan dan mengkodekan data dan perkiraan transaksi
Pengendalian Akunting
Sistem buku besar umum diharapkan menyediakan laporan-laporan yang andal bagi berbaga macam pengguna. Maka dari itu, sistem ini harus secara independent harus memeriksa sistem-sitem pemrosesan transaksi komponen, secara cermat memantau rangkaian transaksi non-rutin yang diterimanya dan secara akurat mencatat dan membukukan data dari semua transaksi.
Pengendalian Transaksi
Pengendalian dan prosedur pengendalian berikut yang berkaitan langsung dengan perkiraan buku besar umum dan pemrosesan pada umumnya cukup memadai.
1. Lembar jurnal yang telah diberi nomor disiapkan di bagian akunting atau keuangan yang sesuai.
2. Data pada lembar jurnal, seperti nomor perkiraan, diperiksa akurasinya :
- Dalam sistem manual, petugas buku besar umum melakukan pemeriksaan, jika perlu mengacu kepada bagan perkiraan dan pedoman prosedur.
- Dalam sistem berdasarkan computer, pemeriksaan utamanya dilakukan dengan program edit komputer.
3. Kesalahan yang terdeteksi dalam entri jurnal dikoreksi sebelum data digunakan dalam pembukuan ke buku besar umum.
4. Lembar jurnal yang telah disahkan dibukukan oleh petugas khusus yang tidak terlibat dalam penyiapan atau pengesahan.
- Dalam sistem manual lembar jurnal dibukukan oleh petugas buku besar umum langsung ke lembar buku besar umum.
- Dalam sistem tumpuk berdasarkan komputer lembar jurnal diketikkan oleh petugas entri data ke media magnetik, kemudian tumpukkan entri disortir berdasarkan nomor perkiraan buku besar umum dan dibukukan selama operasi komputer ke perkiraan yang bersangkutan.
- Dalam sistem berdasarkan on-lie lembar jurnal dimasukkan langsung ke sistem, dengan bantuan layar praformat pada terminal CRT; kemudian entri dibukukan oleh sistem komputer, biasanya secara langsung, ke perkiraan.
5. Kesetaraan debet dan kredit untuk setiap entri jurnal yang dibukukan harus dipastikan.
6. Total jumlah yang dibukukan dari entri jurnal tumpuk ke perkiraan buku besar umum dibandingkan dengan total pengendali yang telah dihitung sebelumnya.
7. Acuan-silang yang memadai dilakukan untuk memungkinkan rangkaian audit yang jelas.
8. Lembar jurnal diarsipkan menurut nomor, dan secara berkala arsip ini diperiksa untuk memastikan bahwa urutan nomor telah benar dan lengkap.
9. Entri jurnal penyesuaian standar disimpan pada lembar pra-cetak, guna membantu pembukuan.
10. Neraca percobaan perkiraan buku besar umum disiapkan secara berkala, dan selisih antara debet total dengan kredit total diselidiki secara cermat.
11. Saldo perkiraan kendali buku besar umum direkonsiliasi secara berkala terhadap total saldo dalam perkiraan buku besar pembantu.
12. Laporan akhir periode khusus dicetak untuk dipelajari oleh akuntan dan manajer sebelum laporan keuangan disiapkan.
13. Telaah berkala entri jurnal dan laporan-laporan keuangan dilakukan oleh manajer dan bila mungkin, prosedur buku besar umum dikaji oleh auditor internal.
Laporan Keuangan
Laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem buku umum dapat diklasifikasikan sebagai analisis buku besar umum, laporan keuangan, dan laporan manajerial.



 Sumber : http://merixyz.wordpress.com/2011/11/17/minggu3/

Tujuan Instruksional Umum

Segala perbuatan manusia mengandung tujuan, tak terkecuali dalam dunia pendidikan. Dalam sistem pendidikan secara nasional, tujuan umum pendidikan secara eksplisit tertera dalam Garis-Garis Besar Haluan Negara (GBHN). Seluruh aparatur pemerintah termasuk petugas-petugas pendidikan, harus terlebih dahulu memahami makna dari rumusan tersebut dan menterjemahkannya dalam bentuk rumusan tujuan yang sesuai dengan tingkat dan jenis pendidikan yang diselenggarakan pada lembaga tersebut. Dari tujuan umum pendidikan ini kemudian dijabarkan ke dalam tiga bentuk tujuan; yaitu tujuan institusional, tujuan kurikuler, dan tujuan instruksional.

Tujuan institusional merupakan tujuan yang dirumuskan dari masing-masing institusi atau lembaga pendidikan, seperti tujuan Sekolah Dasar, tujuan Sekolah Menengah Pertama, tujuan Madrasah Aliyah, dan lain sebagainya yang masing-masing dicanangkan sesuai dengan harapan lulusannya. Sedangkan tujuan kurikuler merupakan tujuan yang dirumuskan untuk masing-masing mata pelajaran. Misalnya tujuan pelajaran Pendidikan Agama, Matematika, dan seterusnya. Masing-masing mata pelajaran memiliki tujuan yang berbeda sesuai karakteristik mata pelajaran tersebut serta tingkat institusi yang melaksanakannya.

Sementara tujuan instruksional merupakan tujuan yang lahir akibat terjadinya proses mempelajari setiap materi pelajaran yang dilakukan dalam situasi belajar-mengajar. Tujuan instruksional selanjutnya dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu tujuan instruksional umum dan tujuan instruksional khusus. Perbedaan antara kedua macam tujuan ini didasarkan atas luasnya tujuan yang akan dicapai.

Merumuskan tujuan instruksional sangatlah penting, bahkan ini dapat dipandang sebagai sebuah kebutuhan dan hak peserta didik yang harus dilaksanakan oleh setiap pendidik. Selain untuk menjelaskan arah belajar peserta didik, manfaat lain yang bisa diperoleh dari membuat tujuan instruksional ini adalah:

• guru memiliki arah untuk memilih bahan pelajaran dan prosedur mengajar;
• guru mengetahui  batas-batas tugas dan wewenangnya dalam mengajarkan suatu bahan;
• guru memiliki patokan dalam mengadakan penilaian kemajuan belajar peserta didik;
• guru sebagai pelaksana dan pemegang kebijakan pembelajaran mempunyai kriteria untuk mengevaluasi kualitas maupun efisiensi pengajaran;
• dan lain sebagainya.

 Sumber : http://limalaras.wordpress.com/2011/04/05/tujuan-instruksional-umum/

Tekhnik dan Dokumentasi sistem

PENGGUNAAN TEKNIK – TEKNIK SISTEM

PENGGUNAAN TEKNIK-TEKNIK SISTEM DALAM AUDITING :

• Evaluasi Struktur Pengendalian Intern
  Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai  jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen dalam pelaksanaan sistem.
  Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen :
  - Pengawasan Lingkungan
  - Sistem Akuntansi
  - Pengawasan Prosedur.Teknik yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.

• Pengujian Ketaatan
  Untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang digunakan oleh suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi.
  Teknik yang biasa digunakan adalah, IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.

• Kertas Kerja
  Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yng ditarik selama melakukan penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja.
  Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus program, table pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam kertas kerja.

PENGGUNAAN TEKNIK SISTEM DALAM PENGEMBANGAN SISTEM :

• Analisis Sistem
  Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian   fakta. Teknik sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis.

• Desain Sistem
  Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem seperti diagram input proses  output, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.

• Implementasi Sistem
  Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.

TEKNIK-TEKNIK SISTEM

• Bagan Arus (FlowChart)
  Merupakan alat yang digunakan untuk :
  a.      dokumentasi sistem yang sudah ada.
  b.      Mendesain sistem baru
  c.      Memberi petunjuk bagi programer yang akan membuat dan memperbaharui program komputer.Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :
  1.      Dokumen flowchart
  2.      Sistem / proses flowchart

• Bagan Arus Dokumen
  Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).
  Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart
  a.      Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem.
  b.      Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan.
  c.      Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di buat, diproses dan digunakan.
  d.      Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu simbol atau kegiatan.

• Bagan Arus Sistem
  Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem (Process oriented). Sistem flowchart terdiri dari dari beberapa tingkatan  :
  -  High-level System Flowchart, sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai sistem.
  -  Intermediate-level System Flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail
  -  Low-level System Flowchart, menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu proses.

• Bagan Arus Program
  Bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan  komputer dalam menjalankan suatu program.
  Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart :
  1.      Simbol dari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output.
  2.      Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.
  3.      Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.
  4.      Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi.
  5.      Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.

• Data Flow Diagram (DFD)
  Suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau organisasi. Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru. (lebih bersifat penggambaran secara logis dari suatu sistem).
  Elemen dalam suatu DFD :
  a.      Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.
  b.      Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi.
  c.      Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelah kanannya.
  d.      Data sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.

• Bagan IPO dan HIPO
  - Bagan IPO
  Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga   dapat  digunakan  untuk  melihat  / menganalisa suatu   sistem secara utuh.
  - Bagan HIPO
  Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pemakai).

Sumber : Google.com / http://siswaddi.wordpress.com/2010/10/14/teknik-dan-dokumentasi-sistem/

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SISTEM

Ø  Sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

Elemen sistem :

Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen yang sama, tapi suatu susunan dasar adalah :Input, Transformasi, Output, Mekanisme Kontrol, Tujuan.

Jenis Sistem :

Sistem Lingkaran Terbuka à sistem yang tidak mempunyai elemen mekanisme kontrol, dan tujuan.

Sistem Lingkaran Tertutup à sistem yang disertai oleh adanya elemen mekanisme kontrol dan tujuan.

Sifat Sistem :

1.         Sistem terbuka : Sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumberdaya.

2.         Sistem Tertutup : Sistem yang sama sekali tidak berhubungan dengan lingkungannya.

Sistem Fisik : sistem yang terdiri dari sejumlah sumber daya fisik

Sistem Konseptual : sistem yang menggunakan sumberdaya konseptual (data dan informasi) untuk mewakili suatu sistem fisik.

Fokus Awal Pada Data

            Pada awal abad ke 20 pemakaian komputer terbatas hanya untuk aplikasi akuntansi dan digunakan nama EDP yang merupakan aplikasi sistem informasi yang paling dasar dalam setiap perusahaan. Sekarang kita menggunakan istilah SIA untuk menggantikan EDP.

Fokus Baru Pada Informasi

            Konsep penggunaan komputer untuk mendukung sistem informasi manajemen mulai diperkenalkan pada tahun 1964 oleh para pembuat komputer. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.

Fokus Revisi Pada Pendukung Keputusan

            Sementara SIM terus berkembang dalam menghadapi kelemahan-kelemahannya, muncul pendekatan baru dengan nama DSS, yaitu sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer.

Fokus Sekarang Pada Komunikasi

Penerapan OA (Office Automation) untuk memudahkan komunikasi dan peningkatan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor lainnya melalui penggunaan alat-alat elektronik.

Fokus Potensial Pada Konsultasi

Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan Kecerdasan Buatan (AI) bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia.

Definisi SIA :

Suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.

Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :

1.            SIA melakasanakan tugas yang diperlukan

2.            Berpegang pada prosedur yang relatif standar

3.            Menangani data rinci

4.            Berfokus historis

5.            Menyediakan informasi pemecahan minimal

Perbedaan SIA dan SIM :

·         SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan sedang

·         SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi

2 komponen SIA

- Spesialis Informasi

- Akuntan

Contoh SIA sebagai pusat informasi perusahaan :

Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut

            Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.

            Selanjutnya kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.

Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu :

1.            Pentingnya komunikasi antar departemen/subsystem yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan.

2.            Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.

Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, yaitu :

-           informasi akuntansi keuangan, Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.

-           Informasi Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.

Didalam Akuntansi Manajemen terdapat dua komponen yang digunakan bagi perencanaan dan pengendalian perusahaan, yaitu :

1.         Sistem Akuntansi Biaya

2.         Sistem Budgeting

Sistem Akuntansi Biaya

à        Digunakan untuk membantu manajemen dalam perencanaan dan pengawasan dari aktivitas pengadaan, proses distribusi dan penjualan

Budgeting

à    adalah proyeksi keuangan perusahaan untuk masa depan yang bermanfaat untuk menolong manajer dalam perencanaan dan pengawasan

Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi penerapan SIA dalam perusahaan :

1.         Analisa Perilaku

2.         Metode kuantitatif

3.         Komputer

Analisa Perilaku

Setiap sistem yang tertuangkan dalam kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut.

Akuntan tidak harus menjadi seorang psikolog, tapi cukup untuk mengerti bagaimana memotivasi orang-orang untuk mengarah kepada kinerja perusahaan yang positif.

Selain itu juga seorang akuntan harus menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan diberikan dapat didesain dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior) para pengambil keputusan.

Metode Kuantitatif

Dalam menyusun informasi, seorang akuntan harus menggunakan metode ini untuk meningkatkan efektifitas dan nilai dari informasi tersebut.

Komputer

Pada beberapa perusahaan, komputer telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin seorang akuntan, sehingga memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan untuk dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan.